Si usted tiene cobros pendientes, estará de acuerdo con nosotros en que no es recomendable dejar transcurrir el tiempo de prescripción de la deuda arriesgándose a que esta se extinga.
Por ello, para cobrar una deuda es esencial que sea reclamada a quien corresponda lo antes posible y de la manera adecuada. Hacer llegar esta reclamación por escrito le ayudará a tener una prueba de su petición así como a manifiestarle al deudor su intención de acudir a un tercero si lo considerara necesario.
Sin embargo, antes de hacerle llegar una carta de reclamación a nuestro deudor, los expertos de nuestro equipo del Departamento de Recuperación de Activos nos recuerdan que para evitar equívocos e incidencias es necesario tomar una serie de precauciones que podemos resumir de la siguiente manera:
-Cotejaremos que la existencia de la deuda es real. Revisaremos para ello nuestra contabilidad y cuentas bancarias.
-Antes de enviar cualquier comunicación para reclamar la deuda es necesario que tengamos confirmado el importe que nos adeudan así como los conceptos.
-Agotaremos la vía amistosa. El paso inicial para ello será llamar al deudor para ofrecerle la posibilidad de darnos una explicación que nos permita esclarecer el motivo por el cual no ha abonado el importe que adeuda.
Si tras haber seguido estos pasos advertimos con certeza que la deuda existe, conocemos su importe, hemos hablado con el deudor y continúa sin pagarnos, entonces es cuando debemos hacerle llegar nuestra reclamación por escrito.

Veamos pues a continuación las posibles maneras en las que podemos hacer llegar una carta de reclamación de deuda.
Aunque hasta la fecha no hay una forma que haya resultado ser 100% eficiente, sí existen varios medios que han demostrado aumentar las probabilidades de alcanzar nuestro objetivo.
Así, en la primera toma de contacto un correo electrónico puede resultar suficiente.
Si deseamos tener la certeza de que la carta llega a su destinatario, nuestro consejo es enviarla mediante correo certificado con acuse de recibo. Hacerlo de esta manera no nos ofrece la seguridad de que el receptor haya leído el contenido, pero sí nos servirá para demostrar al menos que la ha recibido.
En cambio, y como último recurso, si queremos certificar que el deudor lee el contenido de nuestra carta, recurriremos al burofax. Como acreedores tendremos así la certeza no solo de que la carta ha legado a manos del deudor sino de que ha podido leerla y es por lo tanto conocedor de la existencia de una reclamación de deuda por nuestra parte.
Esta última opción posibilita dejar registrado que el cliente no ha respondido a nuestras reclamaciones de pago anteriores, lo que nos servirá como prueba documental en el proceso monitorio.

La legislación no recoge un formato explícito de redacción de cartas de reclamación de deuda extrajudicial. Sí podemos hablar en cambio de ciertos aspectos que han de ser tenidos en cuenta en todos los casos.
Cuando se disponga a redactar la carta, es necesario que se asegure de que reúne los elementos adecuados. Cada escrito ha de adaptarse además a las circunstancias de cada caso en cuestión.
Partiendo de esta base, nuestros profesionales nos ofrecen una serie de directrices para que nuestra reclamación resulte eficaz, se adapte al formato específico que nos garantice su validez y nos aseguren que el deudor podrá entender sin complicación cuáles son nuestras pretensiones.

¿Qué puntos debe contener nuestra carta de reclamación de deuda?
Bien, como en cualquier escrito, debemos respetar un orden que ayude al remitente en su lectura y en la comprensión de su contenido.
Desde nuestro punto de vista la estructura más acertada es la siguiente:
1. Encabezado.
Aparecerán aquí los datos del acreedor: número de NIF, domicilio a efectos de notificación y cualquier otra reseña que pueda dirigir su carta de reclamación de deuda a la persona responsable.
En este apartado han de aparecer igualmente los datos de la persona o sociedad a la que nos estamos dirigiendo identificándola correctamente y verificando que el domicilio es correcto. En el caso de las sociedades existe la posibilidad de solicitar una nota simple en el Registro Mercantil y ver el domicilio social.
2. Introducción.
Explicaremos quiénes somos y el motivo que nos ha llevado a dirigirnos a esa persona o sociedad.
3. Nudo.
Haremos referencia a la cantidad que se nos adeuda identificando claramente el importe y el concepto. Precisaremos de forma concisa la justificación a dicho reclamo pudiendo adjuntar para ello copia de las facturas para que el deudor pueda identificarlas.
Le comunicaremos además el plazo para pagar y la forma de pago, teniendo en cuenta la forma que hayamos pactado en el contrato, en el caso de que así sea.
4. Desenlace.
Tras comunicarle al deudor los puntos anteriores, en este apartado se le informará sobre las consecuencias jurídicas que se pueden desencadenar en caso de que no atienda al requerimiento en el plazo previsto.
Pero no confundamos. No hablamos de coaccionar al remitente, sino de advertirle sobre la posibilidad de iniciar las acciones legales oportunas para obtener el pago.
5. Firma.
La carta podrá ir rubricada por usted o por un abogado.
Según los especialistas, este último supuesto sería recomendable a partir de la quinta carta puesto que supondrá probablemente una mayor presión para el deudor que le hará comprender que cuenta con asesoramiento jurídico especializado.

Respecto al tono, este irá cambiando necesariamente a medida que avance el tiempo de demora. El primer recordatorio se llevará a cabo siempre en tono amistoso. Si el deudor hace caso omiso, iremos endureciendo el tono en cada escrito y apremiando la exigencia. De esta forma, en el último recordatorio podremos hacer ya uso de un tono más apremiante.
El objetivo que se persigue así es que las cartas de reclamación de impagados se vayan tornando más exigentes cada vez. Antes bien, sin olvidar incluir en todas ellas la información sobre la factura que adeuda y evitando perder bajo ningún concepto las formas y la profesionalidad.
En la última carta que enviemos, antes de iniciar un proceso judicial, informaremos al deudor de que se han tomado las medidas legales necesarias.

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